Con la irrupción de la revolución tecnológica son cada vez más frecuentes los procesos de digitalización de tareas como sincronizar iCal con Android para poder disponer de tu calendario en todos los dispositivos.

Dónde se quedaron los tiempos en los que se usaban agendas y calendarios en papel. Aquellas épocas en las que llevabas la libreta contigo a todos lados y si no la tenías encima era como si de repente te olvidaras de todas las tareas y reuniones a las que tenías que acudir.

Es una broma, soy consciente de que aún hay muchas personas que siguen utilizando este método de tener una agenda física y no tiene nada de malo. Es más, es muy agradable escribir de tu puño y letra las diferentes tareas o eventos, poder hacer algún dibujito, cambiar los colores, no tener un orden específico, usar toda la página y verlo en grande en el papel.

Sin embargo gracias a la tecnología móvil podemos tener esta agenda en el teléfono en todo momento con nosotros. Algo un tanto más conveniente por no tener la necesidad de llevar el calendario a todos sitios y poder apuntar o mirar cualquier cosa que tengamos pendiente con solo un click. Es por este motivo que hemos decidido hacer una guía para sacarle el mejor partido a tu iCal y sincronizar con Google calendar u otro tipo de aplicaciones.

Qué es iCal y por qué deberías de utilizarlo

El calendario que viene por defecto se llama iCal. Éste te permite sincronizar con otros calendarios los diferentes eventos y tareas que tienes. Si usas un ordenador Mac, esta aplicación te viene por defecto y puedes configurar iCal en tu iPhone. Cada persona se organiza su agenda de distintas maneras y no te voy a decir cómo deberías hacerlo.

Con este artículo lo que pretendo es que descubras cómo sacar el máximo provecho de las funcionalidades que tiene iCal porque si trabajas con un ordenador Mac te puede hacer la vida más fácil el tener todos los eventos y reuniones apuntados en el calendario.

Cómo sincronizar iCal con Google Calendar o Android

1. Abre iCal
2. Pincha en calendario y vete a preferencias
3. Dirígete a la pestaña de cuentas
4. Busca abajo en el botón ‘+’ y haz click.
5. En tipo de cuenta selecciona Google
6. Introduce tu correo electrónico y la contraseña
7. Finaliza haciendo click en ‘Crear’
8. Tendrás el calendario disponible en la parte superior izquierda

Cómo sincronizar iCal con iPhone

1. Conecta el iPhone con tu Mac usando un cable USB
2. Abre iTunes
3. Haz click en el icono del teléfono en dispositivos
4. Vete a la pestaña de información en la parte superior de la ventana principal
5. Marca la casilla junto a ‘sincronizar calendarios’ de iCal
6. Elige si deseas sincronizar todos los calendarios o solo los seleccionados
7. Si eliges calendarios seleccionados elige los que deseas sincronizar con el iPhone
8. Haz click en el botón para sincronizar tus calendarios de iPhone a iCal

Consejos para sacar el máximo rendimiento a iCal

En este apartado analizaremos diferentes técnicas para configurar iCal y poder sacar el máximo provecho de esta aplicación. Por otro lado también introduciremos algunas ideas que te pueden ayudar a organizar mejor tu calendario.

Aprovecha las notas y comentarios de cada tarea o evento

Esta es una parte que parece estar infravalorada cuando realmente es muy útil. Consiste en agregar notas sobre información útil y necesaria para cuando te aparezcan los eventos o tareas pues tengas una idea general de qué va el tema.

Por ejemplo, imagina que tienes varias reuniones en día con diferentes clientes. Te aparece un recordatorio en tu iCal sincronizado con tu iPhone. Pues en la pestaña de notas o comentarios puedes tener una pequeña lista sobre la información y puntos que van a tratar en cada reunión. Hablar sobre X, recordar cerrar el presupuesto Y, preguntar sobre el proveedor Z o lo que tengas que comentar en cada una de las reuniones.

Apunta el número de teléfono, arrastra el contacto o el email de la persona con la que te reunas para que puedas acceder fácilmente y no tener que buscarlo en una urgencia

Escribe el nombre de la dirección física del sitio al que tienes que ir o añade un enlace a Google Maps. De esa manera no tendrás que buscar la dirección en internet del sitio al que te diriges.

Añade los documentos pendientes que necesitas llevar o recibir de la otra persona. Es una manera de acordarse de entregar o recibir los papeles que acordaron intercambiar en la reunión.

Crea eventos con Siri en tu iCal

Aunque a nuestra querida amiga Siri aún le falta mucho que mejorar en cuanto a añadir eventos a iCal, tiene una gran capacidad para crear eventos a través de la voz. Cada uno tiene su manera de hablar con Siri, sin embargo para que detecte correctamente un evento para añadir en el calendario debes usar la siguiente forma:

Crear,programaroañadir una reunión, cita o evento sobre.... Por ejemplo:

1. Crea una reunión sobre cenar con la familia para las 9 de la noche
2. Programar una reunión con Cliente Manuel (es para que añada el contacto al calendario) a las 3 de la tarde
3. Cita con Paco el lunes a las 10.

Para modificar un evento, usa las palabras cambiar, añadir o cancelar:

1. Cambiar la reunión con Carla de las 2 a las 3.
2. Añadir a Susana a la cita con Diego
3. Cancelar la reunión con Héctor sobre el presupuesto

Para saber qué eventos tienes:

1. ¿Como tengo el día programado?
2. ¿Qué tengo en el calendario para el martes?
3. ¿A qué hora es la reunión con Roberto?

Aprovéchate de la función de iCal añadir evento rápido

En la parte superior de iCal vas a encontrar un botón ‘+’ que dice añadir evento rápido. Esto es para cuando deseas crear un evento pero tienes algo de prisa. En esta función, iCal se va a encargar por ti de organizar lo que hayas puesto en esa ventana.

Funciona de una manera muy parecida a la anterior descrita para sincronizar tu iCal con Siri. Se trata de escribir de forma natural lo que le dirías a tu iCal. Por ejemplo, crear reunión sobre el diseño del logo para el lunes a las 10 con Alberto Freelance. Entonces esta función se encargará de ir a ese día, crear el asunto, seleccionar el contacto y añadir el evento. Imaginación al poder para sincronizar iCal con tus reuniones.

Crea diferentes calendarios para las distintas partes de tu vida

Esta es una de las utilidades que ofrece iCal a diferencia de otros calendarios. Puedes crear muchos calendarios dependiendo de para qué sean. Esto no significa que vas a tener varios calendarios para cada cosa, sino que todas las actividades de esos calendarios van a estar organizadas por temas y se van a mostrar en la agenda a la misma vez según lo desees.

Por ejemplo, puedes crear un calendario para las reuniones del trabajo, otro para los cumpleaños, otro para las quedadas familiar, otra para el tiempo libre, otra para las tareas del trabajo… Lo bueno de esto es que puedes mostrar y ocultar cada calendario según te convenga. De esa manera puedes ver los diferentes eventos que tienes programados en las diferentes áreas de tu vida.

Importante!

A todos estos calendarios y eventos tienes una opción para añadir colores. Así puedes identificar visualmente en qué estás usando tu tiempo. Por otro lado al mostrar y ocultar los calendarios puedes ver la distribución de tareas por colores y cuánto tiempo vas a estar ocupado.

Drag and drop

Sabemos que la interfaz de los ordenadores Apple es una de las mejores en cuanto a funcionalidades y manejabilidad de los usuarios. Esto ocurre también al usar y configurar iCal. Para ello solo tienes que hacer lo mismo que harías con otras aplicaciones.

En otras palabras, puedes usar el drag and drop en la aplicación de iCal que en español se llama arrastrar y soltar. Entonces puedes arrastrar desde emails, contactos, páginas webs, documentos o links en el evento que hayas creado en el calendario para acceder fácilmente a estos documentos que te puedan ser útiles para esas reuniones.

Cómo compartir el calendario iCal con otras personas

Esta es probablemente una de las funciones más importantes que tienen los calendarios y no iba a ser menos en el calendario iCal. En esta sección cabe recalcar que puedes compartir eventos con usuarios de iCloud y también con usuarios que no tienen iCloud. La diferencia es que los usuarios de iCloud pueden interactuar con el evento, añadir notas, invitados o hacer modificaciones si se lo permites al compartir iCal con usuarios de iCloud.

Cómo compartir iCal con usuarios de iCloud

1. Accede a iCal
2. Selecciona el calendario que quieres compartir
3. A la derecha pincha en el icono que se parece al del wifi
4. Introduce la dirección de correo y añade a la persona
5. Selecciona los privilegios que le quieres dar, Editar o Ver
6. Haz click en aceptar

Cómo compartir iCal con Android

1. Abre iCal
2. Añade un evento
3. Haz doble click sobre el evento
4. Añade invitados a través del email o de tu lista de contactos
5. Haz click en enviar

Cabe recalcar que los usuarios de Android u otros servidores no tienen la posibilidad de hacer modificaciones sobre el evento. Simplemente les va a llegar un recordatorio a su correo en la que pueden confirmar la reunión. En este tanto si la confirman como si no va a aparecer en tu calendario para verificar que van a asistir al evento.

Para terminar espero que te haya servido esta guía para configurar y sincronizar iCal así como los consejos sobre su utilidad. Cada persona tiene su manera de gestionar su tiempo y de usar su agenda. Por lo tanto con iCal puedes aprovechar todas sus funcionalidad y ventajas de manera que te pueda servir para organizar todas tus tareas. 

Aquí les dejamos algunos de los artículos más leídos de nuestro blog, por si te interesa visitarlos:

1º Como Sincronizar iCal con Google Calendar.

2º ¿Cómo funciona Time Machine?

3º Como grabar la pantalla del Mac con QuickTime.

4º Mejores antivirus para Mac.